Tipp & Tricks

Grundsätzlich werden in jeder Aufstellung einzelne Zeilen (Positionen) durch einfaches Anklicken "markiert"; Wird eine andere Zeile angeklickt, so wird diese markiert und die Markierung der vorherigen Position wieder entfernt.

Problemstellung:

In einer Aufstellung aus einem geöffneten Ordner sollen mehrere Einträge gleichzeitig markiert werden, um z.B. mehrere Aufträge gleichzeitig zu löschen oder mehrere Rechnungen anzuschauen. Beim einfachen Anklicken einer Position verschwindet eine evtl. vorhandene Markierung einer anderen Position.

TRICK:

Wenn Sie beim Anklicken einer Position die Maustaste gedrückt halten und die Maus über mehrere, untereinanderliegende Positionen bewegen, so werden alle so überfahrenen Positionen markiert.

Wenn Sie gleichzeitig mit dem Anklicken einer Position auf der Tastatur die STRG-Taste (Ctrl = Control) gedrückt halten, so bleiben vorhandene Markierungen erhalten und die angeklickte Position wir zusätzlich markiert.

Wenn Sie gleichzeitig mit dem Anklicken einer Position auf der Tastatur die Großbuchstabentaste (Shift) gedrückt halten, so werden alle Position zwischen der ursprünglichen Markierung und der jetzt angeklickten Position markiert.

Bspl.: Die Position 4 ist markiert. Sie halten die Großbuchstabentaste gedrückt und klicken auf die Position 8, dann werden alle Positionen zwischen 4 bis 8 markiert.

Durch Anklicken der Symbole Alles Markieren oder Alle Entmarkieren aus dem Menue-Band/Symbolleiste können auch Positionen markiert werden.

TRICK:

Wenn Sie z.B. alle Positionen bis auf einen markieren wollten, so können Sie zunächst mit dem richtigen Klick in der Symbolleiste alle markieren, dann halten Sie die STRG-Taste gedrückt und klicken auf die Positionen, die ausnahmlich nicht markiert werden sollen.

Problemstellung:

Um aus vielen gespeicherten Kundenadressen später immer schnell einen gewünschten Kunden finden zu können, sollten die Kundendaten alphabetisch sortiert werden. Hierbei ist es sinnvoll, dass der Zuname immer voran gestellt wird, um die Kunden nach dem Zu- und nicht nach dem Vornamen einzusortieren.

Würde man diese Form jedoch auf dem Briefbogen verwenden, würde die Anrede z.B. Herrn Meier Sepp oder Frau Graf Steffi etwas unhöflich wirken.

TRICK:

Stellen Sie bei der Eingabe des Kundennames den Zuname voran, trennen dann Zu- und Vorname durch ein Komma und genau ein Leerzeichen. Dadurch kann das Programm beim Ausdruck später Vor- und Zunamen erkennen und zu einer höflicheren Form umdrehen:

Bspl.: Kunde gespeichert unter Becker, Boris; Ausdruck als Herrn Boris Becker

Werden zwei Namen nur durch Leerzeichen getrennt, nicht aber wie oben durch Komma und Leerzeichen, erfolgt dieses Umdrehen nicht. Dies ist z.B. entscheidend bei Firmennamen usw.

Bspl.: Kunde gespeichert unter Schmidt GmbH, Ausdruck bleibt Schmidt GmbH

Bei kombinierten Namensgebungen wirkt dieses System etwas komplizierter, deshalb einige Beispiele:

Problemstellung:

Bei der Angabe der Betreffzeile wird sehr oft auch das aktuelle Datum mit verwendet.

Angaben wie etwa Ihre Bestellung vom 11.11.22 o.Ä. sind durchaus üblich. 

Zum Einen muss man doch immer kurz nachdenken, zum Andern dann das ermittelte Datum auch noch eintippen. Gehts nicht einfacher ?

TRICK:

Doch. Innerhalb der Betreffzeile ist immer die +-Taste (plus) am rechten Ziffernblock mit dem jeweils aktuellen Datum vorbelegt. Drücken Sie also einfach an der Stelle, an der das Datum eingefügt werden soll, diese Taste.

Über die Programm-Konfiguration (MenuePunkt Optionen->Konfiguration) lassen sich auch Betreffzeilen vordefinieren, die dann einfach über das Auswahlfeld gewählt werden können. Wenn Sie in diese vordefinierten Vorlagen die Zeichenkombination [Datum] einfügen, wird bei der Auswahl genau diese Zeichenfolge immer durch das aktuelle Datum ersetzt.

Problemstellung:

Wie in allen Fakturierungssystemen, so werden auch in TopFakt immer wieder Zahlenwerte oder Beträge am Bildschirm abgefragt. Dabei kann es auch vorkommen, dass der einzugebende Wert zuerst errechnet werden muss, bevor er als Ergebnis in die Eingabemaske eingetragen werden kann. Muss dies immer parallel mit dem Taschenrechner errechnet werden ?

TRICK:

Nein. Alle Eingabefelder für Beträge oder Zahlenwerte in TopFakt sind Rechenfelder.

d.h. einfache Berechnungen zweier Zahlen können auch als Rechenformel eingegeben werden So können Sie statt 75 auch "50+25" oder "25*3" oder "150/2" eingeben.

Beispiele:

Eine Eingabe von    12+34  wird als 46 übernommen und gespeichert;

      99-66  wird als 33 übernommen und gespeichert;

      200*1.16 wird als 232 übernommen und gespeichert;

      200/25 wird als 8 übernommen und gespeichert;

Weitere (wichtige) Nebenbemerkung:

Bei der Eingabe von Beträgen in TopFakt ist es grundsätzlich unerheblich, ob Sie Euro und Cent mit Punkt oder mit Komma trennen.

Überhaupt brauchen Nachkommabeträge nur eingegeben werden, wenn sie ungleich 0 sind.

Nachfolgende Nullen werden bei der Eingabe einfach weggelassen, weil Betragseingaben vom System automatisch nachformatiert werden.

Beispiele: