Programm-Beschreibung

TopFakt ist ein leistungsstarkes und dennoch einfach zu bedienendes Warenwirtschafts- und Fakturierungssystem. Mit TopFakt erstellen Sie auf einfachste Weise, genauer gesagt auf „Mausklick“…

·         Rechnungen

·         Aufträge

·         Lieferscheine

·         Angebote

·         Bestellungen

·         Mahnungen

·         Arbeitsscheine

und vielerlei Belege und  Auswertungen mehr.

Dabei brauchen einmal erfasste Daten nicht immer wieder neu erfasst werden. Denn von A wie Angebot bis Z wie Zahlung bietet Topfakt ein durchdachtes und durchgängiges System. So können beispielsweise aus einem Angebot nach Erhalt automatisch eine Auftragsbestätigung, aus einem Lieferschein automatisch eine Rechnung, aus einer Rechnung automatisch auch eine Mahnung usw. erzeugt werden.

Intuitive Bedienung

TopFakt bietet eine intuitiv zu bedienende Oberfläche, bei der sich auch Computer-Laien einfach zurechtfinden. Die Arbeitsabläufe orientieren sich stark an den Organisationsstrukturen, wie Sie in nahezu allen Büros zu finden sind. Sie finden hier Ordner für Angebote, Rechnungen, Lieferscheine usw., die Sie durch einen „Klick“ öffnen können.

Volle Kontrolle über alle Geschäftsvorfälle

Schnelle Übersichten zeigen jederzeit den aktuellen Stand an Außenständen, noch zu bearbeitenden Aufträgen oder der aufgelaufenen Umsätze. Grafisch aufbereitete Statistiken zeigen die geschäftliche Entwicklung im Vergleich zum Vorjahr oder Vormonat.

Komfortable Druckersteuerung

Alle Dokumente sind auch als PDF-Datei oder direkt als e-Mail zu versenden. Individuell anpassbare Druckersteuerung erlaubt das Aufdrucken von Firmenlogos bzw. Briefköpfen, durch ausgereifte Schachtsteuerung können automatische Kopien oder Folgeseiten aus anderen Papierquellen eingestellt werden.

Firmennetzwerk und Verbindung zur Außenwelt

Das Programm-System ist vollständig netzwerkfähig. Ein gebuchter Auftrag steht unmittelbar nach der Speicherung an allen Arbeitsstationen zur weiteren Bearbeitung zu Verfügung. Dabei können über eine kom-fortable Rechteverwaltung jedem Mitarbeiter Zugriff auf einzelne Funktionen gestattet oder verwehrt werden.

Ausgereifte Schnittstellen sorgen für ein reibungsloses Zusammenspiel mit gängigen Computer-Systemen oder –Formaten. Datanorm- und Gaeb-Dateien können ebenso eingelesen werden wie die bekannten Windows- oder Office-Formate. Eine geprüfte Datev-Schnittstelle sorgt dafür, dass der Steuerberater die relevanten Daten online erhalten kann, das SEPA/DTaus-Format dient zum Datenaustausch mit den Hausbanken.

Kundendaten – die Basis für Ihren Erfolg

Topfakt speichert eine theoretisch nur durch die Festplattenkapazität begrenzte Anzahl von Kunden-Adressen mit allen gewünschten weiteren Informationen.
Kernmodul des integrierten Kunden-managements (CRM) ist die „Kunden-Mappe“ – eine Übersicht über alle relevanten Daten des Kunden, wie Ansprechpartner und Kontakte, laufende Umsätze und Kontostände, bisheriger Bezug und Lieferanschriften, Besuchs-berichte usw..
Zusätzlich lässt sich jeder Kunde mit Notizen versehen, so dass bei jedem Kontakt Warnmeldungen eingeblendet werden. Auch kann TopFakt aus dem bisherigen Geschäftsverlauf eine Bonitäts-überwachung durchführen, und Sie bei Kontakt vor „schlechten“ Kunden warnen.

Die Kunden-Dokumentenverwaltung zeigt ein  Verzeichnis aller kundenrelevanten Briefe, Aufträge, Notizen oder beliebigen auf einem Computersystem speicherbarer Dateien in ihrem zeitlichen Verlauf oder beliebig sortiert. Wie in Windows-System gewohnt, genügt ein „Doppelklick“, um das entsprechende Dokument zu öffnen.

Das Ausführen von Kundenaufträgen verschiedenster Art gehört wohl zu den Kernaufgaben jedes Betriebes. TopFakt unterstützt Sie dabei durch aktualisierte Listen der noch offenen Aufträge, durch Arbeitsscheine, Produktions- oder Ladelisten usw. Eine Statusanzeige zeigt zu jedem Auftrag den augenblicklichen Stand – von unbearbeitet oder auf Lieferung wartend bis fertiggestellt.

Ist ein Auftrag fertiggestellt, kann er abgerechnet werden. Nach Eingabe von eventuell erforderlichen Ergänzungen einfach auf „Rechnung“ klicken, den Rest erledigt das Programm. Selbstverständlich sind Teillieferungen oder Abschlagsrechnungen ebenso möglich, wie die Abrechnung als Sammel- oder Monatsrechnung.

Bei der Erfassung von Aufträgen stehen Ihnen sämtliche Werkzeuge zu Verfügung wie automatische Besteuerung, Zwischensummen, Titelabschnitte, Einzel- und Gruppen-rabatte, Lagerabfrage usw.
Auch haben Sie während der Erfassung immer einen schnellen Einblick auf den bisherigen Bezug und die früher kalkulierten Preise des Kunden und können so einzelne Positionen daraus in den aktuellen Auftrag kopieren.

TopFakt bietet ein automatisches, mehrstufiges Mahnwesen. Außenstände werden in einer „Offenen-Posten-Liste“ geführt und überwacht. Säumige Forderungen werden farblich gekennzeichnet und können bei Bedarf auf Knopfdruck angemahnt werden.
Der automatische Einzug von Forderungen per Bankabbuchung ist ebenso möglich wie die Annahme und Überwachung von Schecks.

Angebote

Mit TopFakt erstellen und verwalten Sie Ihre Angebote. Durch farbliche Absetzung erkennen Sie in der Übersicht schnell, welche Angebote bereits zu einem Auftrag führten oder welche eine Nachbearbeitung bedürfen. Auf Wunsch lässt sich auch eine automatische Wiedervorlage definieren. Einfach aufzurufende Auswertungen zeigen dem Vertriebsmitarbeiter, wie viele Prozent der Angebot zum Erfolg führten bzw. welche Gründe für eine Absage angeführt wurden.

Keinen Auftrag vergessen – Dauerauftrag

Jede Belegart, ob Auftrag, Rechnung oder Zahlung, lässt sich als Dauer-auftrag markieren. Somit wird nach einem definierten Zeitraum auto-matisch wieder ein Auftrag oder eine Wiedervorlage-Notiz erzeugt.

Die Funktionen der einzelnen Ordner  

Ordner „Angebote“:

Angebote und Kostenvoranschläge
erstellen, drucken und versenden (per Post, e-mail, Fax)

Ordner „Aufträge“

Aufträge erstellen und verwalten

Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Versandpapiere
Abschlags- oder A-Konto-Zahlungen

Aufträge teilen (Teillieferung) oder zusammenfassen

Ordner „Lieferscheine“

Sammelordner für Lieferscheine

Sammel- oder Monatsrechnungen

Ordner „Rechnungen“

Erstellen und Drucken von Rechnungen,
Automatische Rechnungsnummernvergabe und Verbuchung

Ordner „Offene Posten“

Übersicht der Außenstände

Druck von erster, zweiter oder dritter Mahnung.
Erfassung von geleisteten Zahlungen

Ordner „Archiv“

Ausgangsrechnungsjournal

Storno und unbedenkliche Änderungen

Ordner „Bestellwesen“

Erfassung von benötigten Materialien

Druck Bestellung bzw. Bestellung per mail, Internet usw.

Ordner „Eingangsrechnungen“

Erfassung und Verwaltung eingegangener Rechnungen

Anweisung per Überweisungsträger, Scheck, Datenträger-

Austausch oder online per Homebanking-System

System-Installation

Die Installation von TopFakt geschieht mit Hilfe einer selbst ablaufenden Installations-CD. Je nach Lizenz-Code richtet die Setup-Prozedur das Programm als Vollversion, Teil- oder Demoversion ein.